ก่อนจ่ายเบี้ยประกันกลุ่ม ฝ่ายจัดซื้อและบัญชีต้องเตรียมอะไร

ในองค์กรที่มีระบบจัดซื้อ การจ่ายเงินให้คู่ค้ารายใหม่ไม่ได้เริ่มจากการโอนเงิน แต่เริ่มจาก การลงทะเบียนผู้ขาย ออกใบขอซื้อ และรอผู้มีอำนาจอนุมัติ ซึ่งบางแห่งใช้เวลาหลายวันทำการ

ช่วงหลังผมเจอคำถามแบบเดียวกันจากหลายองค์กรในช่วงเดียวกัน ฝ่ายจัดซื้อขอหนังสือรับรองของบริษัทประกัน ขอ ภ.พ.20 ขอเอกสารแจ้งเลขที่บัญชีรับชำระ และแจ้งมาว่าระบบภายในต้องใช้เวลาเบิกจ่ายระยะหนึ่ง ทั้งหมดเป็นเรื่องที่เตรียมล่วงหน้าได้ ถ้ารู้ตั้งแต่ตอนขอใบเสนอราคา ไม่ใช่รู้หลังลงนามแล้ว

บทความนี้เขียนให้ฝ่ายบุคคลส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายบัญชีอ่านได้เลย หากยังไม่คุ้นกับภาพรวม อ่านก่อนได้ที่ ประกันกลุ่มคืออะไร

เอกสารของบริษัทประกันที่ฝ่ายจัดซื้อมักขอ

ฝ่ายจัดซื้อขอเอกสารเหล่านี้เพื่อยืนยันว่าผู้รับเงินเป็นนิติบุคคลที่มีตัวตนจริง และเพื่อบันทึกข้อมูลผู้ขายในระบบ ผู้ประสานงานจัดหาให้ได้

เอกสารฝั่งองค์กร ที่ต้องตรงกันทุกฉบับ

ปัญหาที่ทำให้เอกสารถูกส่งกลับมาแก้บ่อยที่สุดไม่ใช่เอกสารขาด แต่เป็น ข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างเอกสาร

• ชื่อนิติบุคคลต้องตรงกับหนังสือรับรองบริษัท ทั้งในใบสมัคร ใบเสนอราคา และใบแจ้งเบี้ย ชื่อย่อ ชื่อทางการค้า หรือชื่อภาษาอังกฤษที่ใช้ในอีเมล ใช้แทนไม่ได้
• ผู้ลงนามต้องเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรอง และลายมือชื่อในเอกสารทุกฉบับควรเหมือนกัน หากไม่ตรงกัน เอกสารจะถูกขอให้ลงนามใหม่
• องค์กรที่มีหลายนิติบุคคลในเครือ ควรแจ้งตั้งแต่ต้นว่าพนักงานแต่ละคนสังกัดบริษัทไหน และฝ่ายบัญชีต้องการตั้งหนี้แยกตามนิติบุคคลหรือไม่ เพื่อให้จัดเอกสารได้ตรงตั้งแต่รอบแรก
• รายชื่อสมาชิกควรตรวจซ้ำก่อนส่ง เลขบัตรประชาชนซ้ำ ชื่อซ้ำ หรือวันเกิดว่าง เป็นเหตุให้ต้องส่งไฟล์ไปมาหลายรอบ อ่านวิธีเตรียมได้ที่ เตรียมข้อมูลสมาชิกให้ได้ใบเสนอราคาเร็ว

วางวันลงนามให้ตรงกับรอบเบิกจ่ายภายใน

เรื่องนี้สำคัญที่สุดในบทความ กำหนดชำระเบี้ยขึ้นกับแบบประกันที่เลือก บางแบบกำหนดชำระภายในระยะเวลาสั้น ๆ หลังลงนาม บางแบบชำระตามวันครบกำหนดในใบแจ้งเบี้ย ขณะที่หลายองค์กรมีรอบเบิกจ่ายภายในที่ใช้เวลานานกว่านั้น ถ้าลงนามก่อนแล้วค่อยเริ่มขอเบิก จะชนกันพอดี

ลำดับที่ใช้ได้ผลจากการทำงานจริง

• ช่วงขอใบเสนอราคา ถามฝ่ายจัดซื้อว่ารอบเบิกจ่ายใช้เวลาเท่าไร และต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
• ช่วงยืนยันแผน ส่งเอกสารบริษัทประกันให้ฝ่ายจัดซื้อเปิดผู้ขายไว้ก่อน และเริ่มขั้นตอนขออนุมัติงบภายใน
• นัดวันลงนาม เมื่อรู้ว่าเงินพร้อมจ่ายประมาณวันไหน แล้วนับย้อนกลับมา ไม่ใช่นัดลงนามก่อนแล้วค่อยหาเงิน
• หลังลงนาม ชำระตามกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสาร แล้วส่งหลักฐานการโอนให้ผู้ประสานงาน เพื่อติดตามการออกเอกสารต่อ

อ่านใบแจ้งเบี้ยอย่างไร ไม่ให้พลาดกำหนดชำระ

ใบแจ้งเบี้ยประกันภัยกลุ่มมีวันที่หลายช่อง ฝ่ายบัญชีที่เห็นเอกสารนี้ครั้งแรกมักสับสนว่าวันไหนคือวันที่ต้องจ่ายจริง

• วันที่ออกเอกสาร คือวันที่บริษัทออกใบแจ้งเบี้ย มักใช้เป็นจุดตั้งต้นในการนับกำหนดชำระ
• วันเริ่มงวดหรือช่วงความคุ้มครอง บอกว่าเบี้ยก้อนนี้เป็นของช่วงเวลาไหน ไม่ใช่เส้นตายในการชำระเสมอไป
• วันครบกำหนดชำระ ถ้าเอกสารไม่ได้ระบุชัด ถามผู้ประสานงานให้ตอบเป็นวันที่ ไม่ใช่เป็นจำนวนวัน
• เลขอ้างอิงกรมธรรม์หรือเลขบัญชีลูกค้า ใส่ไว้ในรายละเอียดการโอน เพื่อให้บริษัทจับคู่ยอดเงินกับกรมธรรม์ได้ถูกต้อง

ตรวจ 4 ข้อนี้ก่อนกดโอนค่าเบี้ย

• ชื่อบัญชีปลายทางเป็นชื่อบริษัทประกันภัย เบี้ยประกันกลุ่มชำระเข้าบัญชีของบริษัทประกันภัยโดยตรง หากถูกขอให้โอนเข้าบัญชีชื่อบุคคล ให้หยุดและตรวจสอบกับบริษัทก่อน
• ยอดตรงกับใบแจ้งเบี้ย หากมีการเพิ่มหรือลดสมาชิกหลังออกใบแจ้งเบี้ย ให้ถามก่อนว่ายอดที่ต้องจ่ายรอบนี้เปลี่ยนหรือไม่
• ใส่เลขอ้างอิงตามที่บริษัทกำหนด ในช่องบันทึกช่วยจำหรือรายละเอียดการโอน
• เก็บหลักฐานการโอนและส่งต่อทันที เพื่อใช้ติดตามใบเสร็จรับเงินและเอกสารกรมธรรม์

เรื่องการบันทึกเบี้ยเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ อ่านต่อได้ที่ เบี้ยประกันกลุ่ม เป็นค่าใช้จ่ายบริษัทและภาษีอย่างไร และควรให้ผู้ทำบัญชีขององค์กรตรวจสอบประกอบ

แบ่งงานให้ชัด ใครทำอะไร

คำถามที่ฝ่ายจัดซื้อและบัญชีถามบ่อย