เตรียมข้อมูลสมาชิกอย่างไร ให้ได้ใบเสนอราคาประกันกลุ่มเร็วที่สุด

สำหรับองค์กรตั้งแต่ 50 ท่านขึ้นไป การจัดทำข้อเสนอใช้เวลาประมาณ 10 วันทำการ แต่ตัวเลขนี้เริ่มนับจาก วันที่ข้อมูลครบ ไม่ใช่วันที่ติดต่อเข้ามาครั้งแรก

ในทางปฏิบัติ ช่วงที่กินเวลามากที่สุดมักเป็นช่วงก่อนหน้านั้น คือช่วงที่ฝ่ายบุคคลรวบรวมข้อมูล ส่งไปรอบหนึ่ง แล้วถูกขอเพิ่ม ส่งอีกรอบ แล้วถูกขอเพิ่มอีก ซึ่งกินเวลาได้หลายสัปดาห์โดยที่ยังไม่ได้เริ่มคำนวณอะไรเลย

บทความนี้จึงรวบรวมไว้ให้ครบในรอบเดียว เพื่อให้เตรียมจบแล้วส่งทีเดียว

ข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องมี ถึงจะเริ่มคำนวณได้

สี่อย่างนี้คือชุดที่ใช้คำนวณโดยตรง ถ้าขาดข้อใดข้อหนึ่งจะเริ่มไม่ได้เลย

• เพศ ของสมาชิกทุกคน
• อายุรายคน ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย และไม่ใช่ช่วงอายุ
• ระดับตำแหน่ง ใช้จัดคนเข้าแผน หากองค์กรจะแบ่งแผนตามระดับ
• ลักษณะงาน เช่น งานสำนักงาน งานที่ต้องออกนอกสถานที่เป็นประจำ หรืองานหน้างาน เพราะอัตราเบี้ยคิดตามลักษณะงาน

ถ้าองค์กรจะคุ้มครองคู่สมรสและบุตรด้วย ต้องมี เพศและอายุของครอบครัวเป็นรายคน เช่นกัน ไม่ใช่แค่จำนวนรวม

ทำไมต้องใช้อายุรายคน ไม่ใช่ค่าเฉลี่ย

คำถามนี้เจอบ่อยมาก เพราะฝ่ายบุคคลมักมีข้อมูลสรุปเป็นช่วงอายุอยู่แล้ว และส่งชุดนั้นมาให้ก่อน

เหตุผลคือ เบี้ยประกันคิดจากอายุของแต่ละคน แล้วรวมกัน ไม่ได้คิดจากอายุเฉลี่ยของกลุ่ม องค์กรสองแห่งที่มีอายุเฉลี่ยเท่ากัน อาจได้เบี้ยต่างกันพอสมควร ถ้าแห่งหนึ่งมีคนอายุมากและคนอายุน้อยกระจายห่างกัน ส่วนอีกแห่งอายุใกล้เคียงกันทั้งองค์กร

การส่งเป็นช่วงอายุจึงใช้ได้แค่ประมาณการคร่าว ๆ เท่านั้น และตัวเลขที่ได้จะเปลี่ยนอีกครั้งเมื่อส่งข้อมูลจริง ซึ่งทำให้ต้องกลับไปคุยกับผู้บริหารใหม่

ความผิดพลาดอันดับหนึ่ง คือวันเกิดเป็น พ.ศ.

ถ้าจะจำอะไรจากบทความนี้ข้อเดียว ให้จำข้อนี้

แบบฟอร์มข้อมูลสมาชิกใช้ วันเกิดเป็น ค.ศ. แต่ระบบทะเบียนพนักงานของหลายองค์กรเก็บเป็น พ.ศ. เวลาส่งออกมาเป็นไฟล์แล้วกรอกต่อ จึงกลายเป็น พ.ศ. ทั้งคอลัมน์โดยไม่มีใครทันสังเกต

ผลที่ตามมาคือ อายุของทั้งองค์กรผิดไปหลายสิบปี ซึ่งบางครั้งระบบไม่แจ้งเตือนเพราะยังเป็นวันที่ที่ถูกต้องตามรูปแบบ ต้องส่งไฟล์กลับไปแก้แล้วเริ่มนับเวลาใหม่

อีกจุดที่พบบ่อยรองลงมาคือ สลับวันกับเดือน ในไฟล์ที่เคยผ่านโปรแกรมตารางคำนวณมาหลายรอบ วิธีกันง่าย ๆ คือหลังกรอกเสร็จ ให้สุ่มเช็กสัก 5 แถว โดยดูว่าอายุที่คำนวณได้ตรงกับที่รู้จักคนนั้นจริงไหม

จำนวนสมาชิกที่แจ้งไว้ ต้องใกล้เคียงของจริง

หลายองค์กรแจ้งจำนวนแบบปัดตัวเลขให้สวย หรือแจ้งจำนวนพนักงานทั้งหมดรวมคนที่ยังไม่ผ่านทดลองงาน แล้วมาลดลงตอนส่งเอกสารจริง ซึ่งสร้างปัญหามากกว่าที่คิด

เหตุผลคือ เบี้ยประกันกลุ่มคำนวณบนฐานจำนวนสมาชิกที่แจ้งไว้ ถ้าจำนวนจริงต่างจากที่ระบุในข้อเสนอมากเกินไป บริษัทสงวนสิทธิ์คำนวณเบี้ยใหม่ ซึ่งแปลว่าต้องออกข้อเสนอใหม่ทั้งฉบับ และเวลาที่ใช้ไปแล้วต้องเริ่มนับใหม่

อย่าลืมว่าพนักงานที่มีคุณสมบัติต้องเข้าร่วมทุกคน จึงไม่สามารถเลือกส่งเฉพาะบางคนเพื่อให้เบี้ยดูต่ำลงได้

ข้อมูลอะไรที่ยังไม่ต้องส่งในขั้นนี้

ข้อนี้ช่วยฝ่ายบุคคลประหยัดเวลาได้มาก และลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลไปพร้อมกัน

• ชื่อและนามสกุลของสมาชิก ใช้ตอนออกกรมธรรม์ ไม่จำเป็นในขั้นออกใบเสนอราคา
• เลขบัตรประจำตัวประชาชนหรือเลขหนังสือเดินทาง ใช้ตอนออกกรมธรรม์เช่นกัน
• ข้อมูลสุขภาพหรือประวัติการรักษาของพนักงานรายคน ไม่ใช่ข้อมูลที่ฝ่ายบุคคลต้องไปรวบรวมเอง
• ชื่อผู้รับประโยชน์ เก็บตอนทำเอกสารสมาชิก

ถ้าองค์กรมีประกันกลุ่มอยู่แล้ว ต้องเตรียมเพิ่มอีก 3 อย่าง

องค์กรที่กำลังเปลี่ยนบริษัทประกัน จะมีรายการเพิ่มจากชุดพื้นฐาน

• หน้าตารางผลประโยชน์ของกรมธรรม์เดิม ใช้เทียบว่าความคุ้มครองใหม่ครอบคลุมเทียบเท่าหรือไม่
• ข้อมูลการเคลมย้อนหลังอย่างน้อย 9 เดือน ซึ่งบริษัทประกันเดิมเป็นผู้ออกให้ ฝ่ายบุคคลไม่ต้องรวบรวมเอง
• วันครบกำหนดต่ออายุของกรมธรรม์เดิม ใช้วางกำหนดการให้ความคุ้มครองต่อเนื่องไม่ขาดช่วง

องค์กรที่ยังไม่เคยทำประกันกลุ่มมาก่อนย่อมไม่มีสามรายการนี้ ซึ่งไม่ใช่ปัญหา เพียงแจ้งไว้ตั้งแต่ต้นว่าเป็นการทำครั้งแรก

รายละเอียดการย้ายบริษัทประกัน อ่านต่อได้ที่ เปลี่ยนบริษัทประกันกลุ่มต้องเตรียมอะไร

ควรเริ่มเตรียมล่วงหน้ากี่เดือน

สำหรับองค์กรที่มีกรมธรรม์เดิมอยู่แล้ว ควรเริ่มล่วงหน้า อย่างน้อยสองถึงสามเดือนก่อนครบกำหนดต่ออายุ เพราะต้องเผื่อเวลาสามช่วงที่ต่อกัน

• ช่วงขอเอกสารจากบริษัทประกันเดิม เป็นช่วงที่ควบคุมเวลาเองไม่ได้ จึงควรเริ่มก่อน
• ช่วงจัดทำข้อเสนอ สำหรับองค์กรตั้งแต่ 50 ท่านขึ้นไป ประมาณ 10 วันทำการ
• ช่วงที่ผู้บริหารพิจารณา ซึ่งมักยาวกว่าที่ฝ่ายบุคคลประเมินไว้ โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องเข้าที่ประชุมหรือต้องผ่านขั้นตอนอนุมัติงบประมาณ

การเริ่มกระชั้นทำให้ต้องตัดสินใจโดยที่ยังเทียบไม่ครบ ซึ่งเป็นสาเหตุที่หลายองค์กรจบลงด้วยการต่ออายุกับที่เดิมไปก่อน ทั้งที่ยังไม่ได้เทียบเลย

เช็กลิสต์ก่อนกดส่งไฟล์

• วันเกิดเป็น ค.ศ. ทุกแถว และสุ่มตรวจแล้วอย่างน้อย 5 แถว
• มีเพศ อายุ และระดับตำแหน่ง ครบทุกคน ไม่มีช่องว่าง
• คู่สมรสและบุตรแยกรายการออกจากกัน ไม่รวมในตารางเดียว
• จำนวนที่แจ้งคือจำนวนที่มั่นใจว่าจะเข้าร่วมจริง และได้บอกความไม่แน่นอนไว้แล้วถ้ามี
• ระบุลักษณะงานขององค์กรไว้แล้ว
• ถ้ามีกรมธรรม์เดิม ขอข้อมูลการเคลมย้อนหลังจากบริษัทเดิมไปแล้ว
• ไม่ได้ใส่เลขบัตรประชาชนหรือข้อมูลสุขภาพลงไปในขั้นนี้

ดูเช็กลิสต์ภาพรวมของการขอใบเสนอราคาได้ที่ เช็กลิสต์ก่อนขอใบเสนอราคาประกันกลุ่ม

คำถามที่พบบ่อย