ประวัติการเคลมประกันกลุ่มเดิม ทำไมต้องขอ และ HR ขอจากบริษัทเดิมอย่างไร

เวลาองค์กรที่มีประกันกลุ่มอยู่แล้วอยากเทียบราคาที่ใหม่ สิ่งที่มักถูกขอเป็นอย่างแรกไม่ใช่ตัวเลขงบประมาณ แต่เป็น ประวัติการเรียกร้องสินไหมย้อนหลังของกรมธรรม์เดิม

คำขอนี้ทำให้ฝ่ายบุคคลหลายท่านลังเล บางท่านคิดว่าเป็นข้อมูลภายในที่ให้ไม่ได้ บางท่านไม่แน่ใจว่าจะกระทบข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานหรือเปล่า และบางท่านขอไปที่บริษัทเดิมแล้วแต่ยังไม่ได้รับกลับมาสักที

ผลคือดีลค้างอยู่ตรงนี้เป็นเดือน ทั้งที่เรื่องนี้อธิบายได้ไม่ยากและจัดการได้เร็วกว่าที่คิด บทความนี้จึงเขียนไว้ให้ฝ่ายบุคคลใช้อ้างอิงได้ทั้งกระบวนการ

ประวัติการเคลมของกรมธรรม์กลุ่ม คืออะไรกันแน่

ในบริบทของประกันกลุ่ม คำว่าประวัติการเคลมหมายถึง สรุปผลการเรียกร้องสินไหมของกรมธรรม์ทั้งฉบับในแต่ละปี โดยทั่วไปประกอบด้วยเบี้ยประกันที่ชำระไปในปีนั้น จำนวนเงินสินไหมที่จ่ายออกไป และจำนวนสมาชิกในกรมธรรม์

สิ่งสำคัญที่ทำให้ฝ่ายบุคคลสบายใจขึ้นคือ ข้อมูลชุดนี้ เป็นตัวเลขระดับกรมธรรม์ ไม่ใช่ระดับบุคคล ไม่ได้ระบุว่าใครป่วยเป็นอะไร ไม่ได้ระบุชื่อพนักงาน และไม่ได้ระบุชื่อโรงพยาบาลที่พนักงานคนไหนไปรักษา

ทำไมบริษัทใหม่ถึงขอ ทั้งที่ยังไม่ได้รับประกัน

เหตุผลตรงไปตรงมากว่าที่คิด คือถ้าไม่มีข้อมูลของกลุ่มจริง การคำนวณเบี้ยจะทำได้แค่บนค่ากลางของตลาด ซึ่งเป็นตัวเลขที่ไม่ได้สะท้อนองค์กรของคุณเลย

เมื่อมีประวัติจริงของกลุ่มอยู่ในมือ การจัดทำข้อเสนอจะทำได้ละเอียดขึ้นใน 3 ทาง

• คำนวณจากพฤติกรรมการใช้สิทธิ์จริงของกลุ่มนี้ ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของทุกองค์กรรวมกัน
• เห็นว่าความคุ้มครองหมวดไหนถูกใช้มากหรือใช้น้อย ซึ่งช่วยให้เสนอโครงสร้างแผนที่ตรงกับการใช้งานจริงได้
• ลดโอกาสที่ตัวเลขจะเปลี่ยนภายหลัง เพราะข้อเสนอที่ทำบนข้อมูลไม่ครบ มักต้องทบทวนใหม่เมื่อข้อมูลจริงมาถึง

สำหรับองค์กรขนาดตั้งแต่ 50 ท่านขึ้นไปที่ต้องการแผนแบบออกแบบเอง ประวัติชุดนี้ยิ่งสำคัญ เพราะแผนลักษณะนั้นไม่ได้ใช้แพ็กเกจสำเร็จรูป แต่คิดขึ้นจากข้อมูลของกลุ่มโดยตรง อ่านเพิ่มที่ ประกันกลุ่มสำหรับองค์กร 50 คนขึ้นไป

ต้องขอเอกสารอะไรบ้างจากบริษัทเดิม

ขอทีเดียวให้ครบชุด จะได้ไม่ต้องวนขอหลายรอบ

ถ้าขอได้ ควรขอให้ครอบคลุม หลายปีกรมธรรม์ ไม่ใช่เฉพาะปีล่าสุด เพราะปีเดียวอาจบังเอิญมีเคสใหญ่เคสเดียวที่ทำให้ภาพรวมดูผิดไปจากปกติ

ขอจากใคร และขออย่างไรให้ได้เร็ว

ผู้ที่มีสิทธิ์ขอคือ ผู้ถือกรมธรรม์ ซึ่งในประกันกลุ่มก็คือองค์กรเอง ไม่ใช่พนักงาน และไม่ใช่ที่ปรึกษาเจ้าใหม่ ดังนั้นคำขอต้องออกจากฝั่งองค์กร

ช่องทางที่ใช้ได้มี 2 ทาง

• แจ้งผ่านผู้ดูแลกรมธรรม์เดิม คือตัวแทนหรือนายหน้าที่ดูแลกรมธรรม์ฉบับนั้นอยู่ ปกติเป็นทางที่เร็วที่สุด
• ติดต่อบริษัทประกันเดิมโดยตรง ในฐานะผู้ถือกรมธรรม์ พร้อมระบุเลขที่กรมธรรม์และชื่อผู้ติดต่อของฝ่ายบุคคล

สิ่งที่ควรระบุในคำขอเพื่อไม่ให้ถูกถามกลับ คือเลขที่กรมธรรม์ ช่วงปีที่ต้องการ และบอกให้ชัดว่าต้องการ ข้อมูลระดับภาพรวมของกรมธรรม์ ไม่ต้องการข้อมูลรายบุคคล ประโยคสุดท้ายนี้ช่วยได้มาก เพราะทำให้ผู้รับเรื่องไม่ต้องตีความและไม่ต้องกังวลเรื่องการเปิดเผยข้อมูลพนักงาน

ถ้าบริษัทเดิมยังไม่สะดวกให้ข้อมูล ควรทำอย่างไร

เกิดขึ้นได้จริง และไม่ได้แปลว่าเรื่องจบ ส่วนใหญ่มาจาก 3 สาเหตุ คือฝ่ายบุคคลยังไม่อยากให้ผู้ดูแลรายเดิมรู้ว่ากำลังเทียบที่ใหม่ ผู้ดูแลรายเดิมไม่ได้เร่งดำเนินการให้ หรือเอกสารต้องรอรอบจัดทำของบริษัทเดิม

ทางออกที่ใช้ได้ตามลำดับ

• ขอเป็นหนังสือจากองค์กรถึงบริษัทประกันเดิมโดยตรง ไม่ผ่านผู้ดูแลรายเดิม ถ้าประเด็นคือไม่อยากให้รู้ว่ากำลังเทียบราคา
• ระบุวัตถุประสงค์ว่าใช้ทบทวนสวัสดิการประจำปี ซึ่งเป็นเหตุผลที่ถูกต้องตามจริงและเป็นงานปกติขององค์กร
• เริ่มจากสิ่งที่องค์กรมีอยู่ในมือก่อน เช่น หน้าตารางผลประโยชน์เดิม จำนวนสมาชิก และเบี้ยที่ชำระไปในแต่ละปี ซึ่งอยู่ในเอกสารทางบัญชีขององค์กรเองอยู่แล้ว
• แจ้งที่ปรึกษาเจ้าใหม่ไปตามตรงว่ายังไม่ได้รับ เพื่อให้เริ่มจัดทำภาพรวมคร่าว ๆ ไปก่อนได้ระหว่างรอ

องค์กรที่ยังไม่เคยมีประกันกลุ่มเลย ใช้อะไรแทน

ถ้าไม่เคยมีกรมธรรม์กลุ่มมาก่อน ก็ไม่มีประวัติการเคลมให้ขอ ซึ่งเป็นเรื่องปกติและไม่ได้เป็นอุปสรรค การจัดทำข้อเสนอจะใช้ข้อมูลพื้นฐานของสมาชิกแทน คือเพศ อายุรายคน ระดับตำแหน่ง และลักษณะงานขององค์กร

ดูรายละเอียดว่าต้องเตรียมอะไรบ้างได้ที่ เช็กลิสต์ก่อนขอใบเสนอราคาประกันกลุ่ม

มีอีกกรณีที่พบบ่อยคือองค์กรที่ไม่เคยทำประกันกลุ่ม แต่ที่ผ่านมาช่วยออกค่ารักษาพยาบาลให้พนักงานเองเป็นครั้งคราว กรณีนี้ตัวเลขค่าใช้จ่ายที่เคยจ่ายไปในแต่ละปีมีประโยชน์ในการวางงบประมาณ แม้จะไม่ใช่ประวัติการเคลมในความหมายของกรมธรรม์ก็ตาม

ข้อมูลชุดนี้กระทบเบี้ยอย่างไร

โดยหลักการ ประวัติการใช้สิทธิ์ของกลุ่มเป็นหนึ่งในปัจจัยที่นำมาประกอบการพิจารณา ร่วมกับโครงสร้างอายุของสมาชิก ลักษณะงาน จำนวนคน และระดับความคุ้มครองที่เลือก ไม่ได้ใช้ปัจจัยใดปัจจัยหนึ่งตัดสินเพียงอย่างเดียว

สิ่งที่องค์กรควบคุมได้จริงมี 2 อย่าง คือ ความครบถ้วนของข้อมูลที่ส่ง และ การออกแบบแผนให้เหมาะกับการใช้งานจริงของทีม ส่วนอัตราเบี้ยที่ได้เป็นไปตามแผนที่เลือกและการพิจารณารับประกันภัยของบริษัท

ถ้าอยากเข้าใจว่าเบี้ยประกันกลุ่มคิดจากอะไรบ้าง อ่านต่อได้ที่ เบี้ยประกันกลุ่มเท่าไหร่ ราคาคิดจากปัจจัยอะไร และถ้ากำลังอยู่ในรอบต่ออายุแล้วเบี้ยขยับขึ้น อ่านที่ ต่ออายุประกันกลุ่ม เบี้ยเพิ่มเพราะอะไร

กังวลเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานไหม

เป็นคำถามที่ฝ่ายบุคคลควรถาม และคำตอบทำให้สบายใจขึ้นได้

• ข้อมูลที่ใช้ในขั้นนี้เป็น ตัวเลขรวมของกรมธรรม์ ไม่ได้ระบุตัวบุคคล
• ขั้นขอใบเสนอราคา ยังไม่ต้องใช้ชื่อ นามสกุล หรือเลขบัตรประชาชน ของสมาชิก
• ขั้นนี้ ยังไม่ต้องใช้ข้อมูลสุขภาพรายบุคคล หรือผลตรวจสุขภาพของพนักงานคนใด
• ควรส่งเท่าที่จำเป็นต่อขั้นตอนนั้น และเก็บข้อมูลที่ละเอียดกว่านั้นไว้จนถึงขั้นที่ต้องใช้จริง

หลักการนี้ใช้กับทุกขั้นตอน ไม่เฉพาะเรื่องประวัติการเคลม

ควรเริ่มขอตอนไหน

ควรเริ่มขอ พร้อมกับตอนที่เริ่มคิดจะเทียบราคา ไม่ใช่รอจนได้คุยกับที่ปรึกษาเจ้าใหม่แล้วค่อยขอ เพราะเอกสารชุดนี้ไม่ได้อยู่ในมือองค์กร ต้องรอฝั่งบริษัทเดิมจัดทำให้ จึงเป็นขั้นตอนที่ควบคุมเวลาได้น้อยที่สุดในกระบวนการทั้งหมด

ลำดับที่ทำให้งานไม่ค้าง

• ตรวจวันครบกำหนดต่ออายุของกรมธรรม์เดิมให้ชัดเจนก่อน
• ส่งคำขอประวัติการเคลมทันทีที่เริ่มพิจารณาทางเลือก
• ระหว่างรอ ให้จัดข้อมูลสมาชิกปัจจุบันไปพร้อมกัน
• เมื่อเอกสารมาถึง ส่งให้ที่ปรึกษาได้ทันทีโดยไม่ต้องเริ่มเตรียมอะไรใหม่

ถ้ากำลังพิจารณาย้ายจากบริษัทเดิม มีเรื่องรอยต่อความคุ้มครองที่ต้องระวังเพิ่มอีกชุดหนึ่ง อ่านที่ เปลี่ยนบริษัทประกันกลุ่ม ต้องระวังอะไรบ้าง

เช็กลิสต์ก่อนส่งข้อมูลให้ที่ปรึกษา

• มีสรุปประวัติการเรียกร้องสินไหมย้อนหลัง ครอบคลุมหลายปีกรมธรรม์ถ้าขอได้
• มีสำเนาหน้าตารางผลประโยชน์ของแผนเดิม
• มีจำนวนสมาชิกของแต่ละปี ไม่ใช่เฉพาะปีปัจจุบัน
• รู้วันครบกำหนดต่ออายุของกรมธรรม์เดิมแน่ชัด
• ตรวจแล้วว่าเอกสารไม่มีชื่อพนักงานหรือรายละเอียดการรักษารายบุคคลติดมา
• ไม่ได้กรอกตัวเลขใดจากการประมาณเอาเอง
• ถ้ายังไม่ได้เอกสาร ได้แจ้งที่ปรึกษาแล้วว่าอยู่ระหว่างรอ

ดูภาพรวมของทั้งกระบวนการขอใบเสนอราคาได้ที่ เช็กลิสต์ก่อนขอใบเสนอราคาประกันกลุ่ม

คำถามที่พบบ่อย